Archiv

 

Digitales Archiv – Intern / Extern

Ein digitales Archiv ermöglicht den transparenten Zugriff für die beteiligten Berufsgruppen (Ärzte, Pfleger, Mitarbeiter des Medizin-Controllings, Patientenmanagement, etc.). Es muss eine einheitliche fachabteilungsübergreifende Sortierung, Heftung und Archivierung der Krankenakten in einem Zentralarchiv angestrebt werden. Hierbei ist eine EDV-Unterstützung des Dokumentationsaktenlaufes unabdingbar. Die Einstellung der Aufnahmenummer kann als Archivierungsnummer benutzt werden. Hier sind Möglichkeiten vorhanden, das Krankenhaus-Informationssystem darauf einzustellen. Sogar der Status und eine Trennung zwischen vorstationären, nachstationären, ambulanten, Tagesklinik- bzw. stationären Patienten sowie die Angabe der Jahreszahl in der Aufnahmenummer sind gängig. So bekommt jeder Aufenthalt unabhängig von seinem Fallstatus eine fortlaufende Nummer. Aufgrund dieser Nummer ist bereits bei der Patientennummer sofort zu ersehen, um welche Art von Aufenthalt es sich bei dem Patienten handelt, und wo sich dann die entsprechenden Unterlagen befinden könnten.

Alle Krankenakten sollen einen einheitlichen Deckel bevorzugt mit einer sogenannten Schlauchheftung erhalten. Auf diesem Deckel sollten folgende Daten dokumentiert werden:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum des Patienten
  • Angabe des stationären Aufenthaltes, ggf. Angabe des Voraufenthaltes
  • Kennzeichnung z. B. mit „P“, ob es sich um ein Krankenblatt eines Privatpatienten handelt, welcher noch abgerechnet werden müsste.

Die Aktenheftung sollte ausschließlich durch die Mitarbeiterpflege erfolgen. Hier wird festgelegt, dass die Mitarbeiter des pflegerischen Dienstes für den Zeitraum zuständig sind, für den der Patient auf der jeweiligen Station verweilt.

Die Einführung einer entsprechenden Behandlungsmappe, eines einheitlichen Papierregisters und der entsprechenden Schlauchheftung ist für das Heften einer Akte unbedingt erforderlich. Der Vorteil eines einheitlichen Registers ist zum einen, dass dieses Register mit dem Krankenblatt abgelegt wird und zum anderen, dass die nachfolgenden Befunde an den korrekten Stellen schnell und zügig eingeheftet werden können. Durch die Schlauchheftung ist ein Aufklappen und das Lesen des Krankenblattes wie ein Buch möglich, ohne die Akten aufwendig ausheften zu müssen. So können einzelne Dokumente zügig entnommen und eingelegt werden.

Bei der Einführung eines digitalen Archivs sollte berücksichtigt werden, dass nur eine hervorragend sortiert und geheftete Papierakte das gleiche qualitativ hochwertige Ergebnis im digitalen Archiv sicherstellt. Vor der Umsetzung des digitalen Archivs muss auf jeden Fall ein entsprechender Aktenplan erstellt werden, wobei die Grundlage der Hauptgruppen immer das geführte Papierregister im Krankenblatt sein sollte.

Auch sollte bei der Umsetzung eines digitalen Archivs im Vorfeld sogenannte Vollständigkeitsprüfungen der Krankenakte erfolgen. Es sollte sich hierbei sowohl um eine pflegerische (nicht unerheblich PKMS), als auch um eine ärztliche Vollständigkeitsprüfung von den zu bestimmenden wichtigsten Unterlagen handeln. Auch hier müssen Qualitäts-Sicherungsbögen oder Sturzprotokolle unbedingt mit erwähnt werden. Bei der Umsetzung eines digitalen Archivs werden keine Papierakten mehr ausgeliehen, sondern bei Anforderung wird das Krankenblatt zeitnah eingescannt und steht so im digitalen Archiv dem anfordernden Mitarbeiter zur Verfügung.

Durch die effektiven Prozesse in der Arztbriefschreibung kann das digitale Archiv dahingehend genutzt werden, dass ein handschriftliches Unterschriftverfahren nicht mehr erforderlich ist und durch die Digitalisierung der Krankenakte zusätzliche Vorgaben wie z. B. die Beweis- und Revisionssicherheit und/oder die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet wird.

Archivorganisation und -aufbau
    Planung:
  • Mit IT – Hard- u. Software, Installation und Inbetriebnahme
  • Festlegen der Prozesse
  • Manpower
  • Aufgaben und Abgrenzungen