Sekretariate

 

Sekretariate / Organisation

Die Sekretariatsorganisationen stellen die Visitenkarte der jeweiligen Fachabteilung/Klinik dar und können somit die Außenwirkung negativ aber auch positiv beeinflussen. Ebenso ist von entscheidender Bedeutung, dass der Chef bzw. Oberarzt oder leitender Ambulanzarzt des jeweiligen Fachbereiches umfassend in planerischen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben unterstützt wird.

In diesen Organisationsformen handelt es sich häufig um Mischarbeitsplatzstrukturen, die dazu führen, dass ein Teil der Aufgaben eher zweit- oder drittrangig zur Bearbeitung vorgenommen wird. Auch die mitunter starre Vertretungsregelung sowie die unzureichende Qualifizierung der Mitarbeiterinnen führen zur ineffektiven Prozess-Struktur.

Sekretariatsorganisationen:

  • Chefarztsekretariate
  • Oberarztsekretariate
  • Ambulanzsekretariate
  • Stationssekretariate

Stationssekretariat
Insbesondere kann durch die Implementierung sogenannter Stationssekretariate eine Entlastung des pflegerischen und/oder ärztlichen Dienstes erreicht werden:

  • Übernahme von Dokumentationsaufgaben
  • Übernahme von Terminkoordination (intern/extern)
  • Effektive Steuerung der Patienten- und Besucherströme auf der Station
  • Unterstützung im Entlassungsmanagement (Erstellen von Rezepten, Verordnungen, Bescheinigungen, etc.)
  • Unterstützung bei der Steuerung der Patientenaktenläufe
  • Sicherstellung der Erreichbarkeit auf den Stationen

Interdisziplinäre Ambulanz / Ambulanzsekretariat

Bei der Umsetzung einer interdisziplinären Ambulanz inkl. der verschiedenen fachspezifischen Sprechstundenangebote ist die komplette Neuorganisation des Aufnahmeprozesses mit zu organisieren. Die strikte Trennung des etablierten Ablaufs zwischen administrativer und medizinischer Aufnahme sollte hierbei aufgebrochen werden. Zeitgleich können hier bei entsprechender Bereitstellung der personellen Ressourcen Aufgaben und Tätigkeiten der Ambulanzen mit abgedeckt werden, und der Patient wird einheitlich im Krankenhaus gesteuert.

Das bedeutet eine komplette Neuorganisation im Detail sowie eine räumliche Zusammenfassung verschiedener Bereiche. Hier ist auf darauf zu achten, die entsprechenden Sprechstundenkontingente so anzupassen und nicht die bislang etablierten Sprechstundenzeiten eins zu eins zu übernehmen. Zeitgleich kann hier ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen, der die Patienten entsprechend empfängt, die relevanten Datensätze erhebt und die wichtigsten Erstinformationen weiterleitet. So können zusammen in der interdisziplinären Ambulanz z. B. auch die ambulante und stationäre Notfallversorgung sowie die stationäre Aufnahme elektiver Patienten in einer Einheit kombiniert werden.

Die Mitarbeiter des Patientenmanagements koordinieren und steuern somit die planbaren internen Abläufe, insbesondere die Terminierung und Durchführung der Sprechstunden, die Belegungssteuerung bei stationären Aufnahmen, die OP-Planungen in Absprache mit dem Operateur sowie die erforderliche Diagnostik entsprechend dem jeweiligen Standard. Um diese Prozesse für alle Stationen und Funktionsbereiche transparenter darzustellen, ist eine einheitliche Kalenderführung im jeweiligen Krankenhaus-Informationssystem erforderlich.

Der Vorteil für die Patienten und zum Teil sogar externer Kooperationspartner liegt darin, dass ein Ansprechpartner im Haus als Schnittstelle zu den beteiligten Abteilungen fungiert und keine Mehrfachanrufe und Laufwege mehr nötig sind. Die Mitarbeiter in diesem Bereich sowie der ärztliche und der pflegerische Dienst, Arzthelferinnen und Mitarbeiter des Patientenmanagements sind somit im Team dafür verantwortlich, dass die Prozesse möglichst patientenserviceorientiert ablaufen, und der Patient den bestmöglichen ersten Eindruck des Krankenhauses erhält.

Fazit:
Durch diese prozessoptimierte Gestaltung der Organisationsform ist das Krankenhaus in der Lage:

  • Die Steuerung und Organisation der Patientenströme zu koordinieren und zu überwachen
  • Eine effiziente Struktur zu schaffen, die es erlaubt, die Patienten kompetent und schnell zu betreuen. Es handelt sich hiermit um eine optimale Organisation, die die Patienten-Behandlungsbedürfnisse sicherstellt.
  • Durch den interdisziplinären Stellenplan Kostenstrukturen zu schaffen, die es dem Krankenhaus-Controlling ermöglichen, verwaltbar und übersichtlich zu sein
  • Freiwerdende Räumlichkeiten in den einzelnen Fachabteilungen für zusätzliche Angebote zu nutzen. Somit entsteht die Zusammenführung aller Aufnahmeprozesse an zentraler Stelle.
  • Die administrativen und medizinischen Aufnahmen auf einer Ebene zu realisieren
  • Kurze Wartezeiten für die Patienten
  • Kurze Wege der Aufnahmemodalitäten, die auf einer Ebene stattfinden
  • Die Belastungsspitzen für alle am Prozess beteiligten Berufsgruppen zu nivellieren
  • Den Facharztstatus beim Erstkontakt
  • Doppeluntersuchungen zu vermeiden
  • Bessere Koordination, somit Entlastung auf den pflegerischen Stationen
  • Bessere interne Kooperation der Kliniken
  • Zeitnahe Kostensicherung
  • Möglichkeit des Aufbaus eines Netzwerkes für gezielte Betreuung der einweisenden Ärzte und Kostenträger.

Die Sekretariatsorganisationen stellen die Visitenkarte der jeweiligen Fachabteilung/Klinik dar und können somit die Außenwirkung negativ aber auch positiv beeinflussen. Ebenso ist von entscheidender Bedeutung, dass der Chef bzw. Oberarzt oder leitender Ambulanzarzt des jeweiligen Fachbereiches umfassend in planerischen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben unterstützt wird.

In diesen Organisationsformen handelt es sich häufig um Mischarbeitsplatzstrukturen, die dazu führen, dass ein Teil der Aufgaben eher zweit- oder drittrangig zur Bearbeitung vorgenommen wird. Auch die mitunter starre Vertretungsregelung sowie die unzureichende Qualifizierung der Mitarbeiterinnen führen zur ineffektiven Prozess-Struktur.